Снять офис, правильно подписать все бумаги – сначала может показаться, что сложностей в этом нет. Когда же дело доходит до практики, возникают различные ситуации. Поэтому задуматься над этим вопросом стоит еще в начале открытия вашего дела. Портал недвижимости домовита, на сайте которого размещены объявления об аренде офисов в Минске.
Первый этап: подготовка
Если вы только решили заняться собственным делом, не спешите сразу же арендовать офис. Многие предприниматели сначала решают выезжать самостоятельно к клиентам или работать с ними по телефону из дома. Популярными стали и коворинг-центры, когда на одной большой площади работают различные компании, оплачивая офис лишь за определенное количество времени в сутки.
По мере увеличения компании можно задуматься и об аренде полноценного помещения. Перед оформлением сделки необходимо решить несколько вопросов:
— сколько работников будет постоянно находиться в офисе;
— нужен ли отдельный кабинет руководителю;
— обязательно ли открывать имиджевый офис.
Второй этап: поиск подходящего объекта
Сначала определитесь с районом. При просматривании объектов акцентируйте свое внимание на том, есть ли рядом остановка общественного транспорта или метро. Заранее узнайте, насколько просто из офиса будет доехать до разных частей города. Ездить по определенному маршруту придется не только клиентам, но и сотрудникам.
Каждый бизнес-центр оснащается удобными парковками. Если вы нашли помещение в жилом доме или другом учреждении, уточните у арендодателя: есть ли место на стоянке для вас, сколько оно будет стоить. Уточните и наличие пробок.
Важным является и оформление офиса, а также:
— наличие конкурентов;
— степень безопасности;
— возможности расширения площадей.
Когда само помещение под офис выбрано, проверьте: открываются ли окна, работают ли розетки, насколько качественное в помещении освещение. Современный офис должен иметь систему вентиляции и кондиционеров. При аренде офиса на последнем этаже проверьте, не протекает ли крыша.
Если рядом находятся ваши прямые конкуренты, лучше отказаться от такого офиса. Плюсом будет наличие фирм, которые работают с вами в смежных областях.
Уточните уровень охраны во всем здании. Желательно, чтобы сотрудники службы безопасности находились круглосуточно в сооружении. Плюсом будет и наличие установленных видеокамер. Для многих бизнесменов важна и доступность офиса в круглосуточном режиме.
Третий этап: заключение договора
Все тонкости аренды помещения регулируются законом. В договоре должны быть указаны реквизиты сторон, права и обязанности, сроки действия и порядок расторжения официальной бумаги. При необходимости в ней могут быть прописаны дополнительные пункты. Перед подписанием обратите внимание на наличие:
-Подробного описания объекта: адрес, размер помещения, месторасположение.
— Сроков действия договора: без этого пункта договор может быть признан бессрочным.
— Обязанность проведения регистрации договора одной из сторон при заключении контракта на срок больше года.
— Сумма арендной оплаты: с учетом коммунальных и иных расходов;
— Порядок возврата помещения.
— Ответственность сторон.
Есть несколько тонкостей, на которые стоит обратить внимание. Иногда цена указывается без НДС. Если вы не обратили внимание на этот момент, возможно, вам придется платить на 18% больше, чем вы планировали. Внимательно читайте договор, поскольку иногда в цену закладывается только аренда самого помещения, а за охрану, коммунальные услуги придется доплачивать.